¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas?

Los empresarios están obligados a conservar, incluso de manera digital, las facturas recibidas, las expedidas y los justificantes contables hasta que termine el plazo de la Administración para inspeccionar el ejercicio, esto es, cuatro años a partir del último día de la presentación de la declaración en Hacienda. De forma general, no se exige la conservación por orden cronológico sino únicamente de manera ordenada, por ejemplo, según clientes o proveedores, según proyectos, años, etc. Se permite que puedan ser guardadas de forma diferente al que fueron emitidas o recibidas siempre que tengan su contenido original. Así, podrás escanearlas y ahorrar en espacio por ejemplo. Si has recibido subvenciones de la Unión Europea o de tu Comunidad Autónoma, este plazo varia y debes atenerte a las bases de la convocatoria.

¿Qué dice el Código de Comercio?

Es importante leer su articulado del 25 al 33 donde habla de los libros de los empresarios. Amplía aún más el plazo que Hacienda tiene para inspeccionarnos. Concretamente en el 30 especifica lo siguiente:

1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.

¿Cómo conservarlas?

Podrá hacerse mediante medios electrónicos, incluida la compresión numérica y el almacenamiento de datos, medios ópticos u otros medios electromagnéticos. Puede decidirse libremente el lugar donde se conservan las facturas, siempre dentro del territorio nacional. Ante la solicitud por parte de la Administración, se deberán poner a su disposición sin demora injustificada.

Foto|Jim Frazier

Javier Navarro

Licenciado en Administración y Dirección de Empresas y diplomado en Empresariales. Dedicado desde hace 10 años a asesorar a emprendedores en la creación de sus empresas, elaborar estudios de viabilidad, modelos de negocio y consultoría estratégica empresarial.

2 thoughts on “¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas?”

  1. fede dice:

    hola mi pregunta es la siguiente por el regimen de modulos con recargo de equivalencia es obligatorio por ley de guardar las facturas.y si tambien es obligacion comprar todo con iva.
    gracias.

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