¿Qué es la factura electrónica?

La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos. No es lo mismo que emitir un PDF de una factura por ejemplo. Además, para que tenga la misma validez legal que una factura en papel, se necesita el consentimiento de ambas partes (emisor y receptor). Su regulación legal se encuentra en el Real Decreto 87/2005.


¿Qué firmas electrónicas son reconocidas?

* Que sea una firma electrónica avanzada
* Que esté basada en un certificado reconocido, siendo certificado reconocido aquél que “cumpla los requisitos establecidos en esta Ley en cuanto “a la comprobación de la identidad y demás circunstancias de los solicitantes”

Requisitos de todas las facturas

El artículo 6 del RD 1496/2003 que regula el contenido de una factura establece que los campos obligatorios de una factura son:

* Núm. Factura
* Fecha expedición
* Razón Social emisor y receptor
* NIF emisor y “receptor”
* Domicilio emisor y receptor
* Descripción de las operaciones (base imponible)
* Tipo impositivo
* Cuota tributaria
* Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición)

Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, estar firmado mediante una firma electrónica avanzada basado en certificado reconocido y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.

Conservación de la factura electrónica

Esta obligación se regula en el artículo 1 del RD 1496/2003, donde se especifica la obligación de expedir, entregar y conservar facturas. A este respecto la Agencia Tributaria lo ha aclarado con la siguiente definición: “Se entiende por Matriz de una factura (…) un conjunto de datos, tablas, base de datos o sistemas de ficheros que contienen todos los datos reflejados en las facturas junto a los programas que permitieron la generación de las facturas…

Javier Navarro

Licenciado en Administración y Dirección de Empresas y diplomado en Empresariales. Dedicado desde hace 10 años a asesorar a emprendedores en la creación de sus empresas, elaborar estudios de viabilidad, modelos de negocio y consultoría estratégica empresarial.

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