Implantar la factura electrónica en 9 pasos

Cambiar cualquier proceso de la empresa es delicado, sobre todo cuando puede afectar a varias áreas críticas, como la económica, la fiscal o la atención al cliente; en particular implantar la factura electrónica en cualquier empresa supone una planificación que haga que todos los beneficios que se pueden obtener no se pierdan de golpe por una mala puesta en marcha.

Los siguientes 9 pasos son para aquellos empresarios que hayan decidido poner en práctica la factura electrónica a través de un programa informático integrado en sus sistemas de gestión:

1) Pedir un certificado FNMT Clase 2 CA a la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre o a cualquier entidad de certificación registrada en el portal de la Agencia Tributaria.
2) Acudir a una oficina de la Agencia Tributaria para verificar la identidad del solicitante del certificado.
3) Decidir en qué formato y con qué programa informático se facturará y firmar el documento.
4) Verificar que el módulo de facturación es correcto y que contiene todos los campos exigidos.
5) Decidir cómo se va a archivar la factura. La ley contempla la posibilidad de guardar una copia, conservar la matriz (la base de datos) o emplear las dos fórmulas.
6) Una vez finalizado el proceso en la propia empresa es hora de contar con el consentimiento expreso del receptor para enviarle facturas electrónicas. “Lo recomendable es hacerlo mediante un acuerdo escrito”, asegura nuestro experto.
7) Constatar que el receptor tiene el software adecuado para validar esa factura.
8) Intercambiar el certificado digital, pero sólo con la clave pública, ya que la privada no debe exportarse nunca. La clave privada sirve para firmar y la pública –la que realmente se encuentra dentro del certificado- solamente para verificar.
9) Realizar una prueba piloto, en la que se intercambien tres o cuatro facturas.

Fuente > Revista Emprendedores

Javier Navarro

Licenciado en Administración y Dirección de Empresas y diplomado en Empresariales. Dedicado desde hace 10 años a asesorar a emprendedores en la creación de sus empresas, elaborar estudios de viabilidad, modelos de negocio y consultoría estratégica empresarial.

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