Cómo hacer efectiva una reunión

La ‘reunionitis’ es un mal que acehcha al día día de las empresas, que puede robar el tiempo y dinero  a todos los asistentes de las mismas, pero ¿Como luichar contra eso?:  hacerals efectivas.

Podemos leer en ThinkWasabi cómo actuar para que estas sean efectivas si convocamos o somos convocados a una reunión.

Si convocas tú las reuniones:

  1. Decide si es absolutamente necesario convocar la reunión. Si puedes, cancélala, no la convoques. Busca otra forma alternativa de comunicar, organizar o acordar que sea más directa y respetuosa con el tiempo de todos.
  2. Convoca sólo a las personas que explícitamente puedan aportar algo.
  3. Decide por adelantado una duración máxima y sé inflexible. (Ten claro que a partir de 20 minutos es un despilfarro de dinero, tiempo, energía…)
  4. Comunica por adelantado el porqué de la reunión. Su objetivo.
  5. Exige puntualidad y cierra la puerta si alguien llega tarde.
  6. Y luego acciones, acciones y acciones. Si eres capaz de traducir esa reunión en próximas tareas, tal vez no haya sido una completa pérdida de tiempo y dinero.
  7. (Prueba a descubrir las reuniones de pie. En cinco minutos todos vais al grano y son igualmente —más— efectivas.)

Si te convocan a ti a las reuniones:

  1. No aceptes ir porque sí o porque te lo han ordenado. Pregúntate si merece la pena que vayas, si de verdad tú vas a aportar algo (por tu puesto o cargo, conocimiento, experiencia…).
  2. Antes de ir averigua: cuánto va a durar, qué temas trataréis y si tienes que preparar algún material o documento.
  3. Sé puntual.
  4. Aporta, sugiere, concreta. Si estás en la reunión es por algo.
  5. Cuando salgas por la puerta ten muy clara tu próxima tarea-acción.

Asismismo existe una curiosa herramienta para valorar el coste de una reunión, se trata de Meeting Ticker, que nos permitirá, poniéndola a funcionar al principio de una reunión, ir viendo como vamos gastando dinero a medida que transcurre la misma.

Javier Navarro

Licenciado en Administración y Dirección de Empresas y diplomado en Empresariales. Dedicado desde hace 10 años a asesorar a emprendedores en la creación de sus empresas, elaborar estudios de viabilidad, modelos de negocio y consultoría estratégica empresarial.

Deja un comentario