Existen muchos elementos que son clave para los autónomos, pero pocos de tanto impacto como el uso de la firma electrónica.
A día de hoy es relativamente sencillo obtener firma digital para empresas, estando técnicamente al alcance de cualquier autónomo o pequeño empresario, aunque no sea muy ágil con la tecnología.
Es precisamente este perfil de empresarios los que más potencial tienen y más beneficios pueden obtener del uso de la firma electrónica, veamos algunos:
1. Realización de muchos de trámites
El autónomo debe conocer que se permite la realización de trámites de distintas áreas de la empresa, como la firma electrónica de contratos laborales, de contratos de proveedores o la firma de facturas.
A veces, el conocimiento que se tiene de los posibles usos de la firma digital se limita a la relación con Seguridad Social o la Agencia Tributaria, que son los más importantes, pero no son los únicos.
2. Ahorra tiempo
Se reducen los tiempos para cada tarea y, por tanto, se aumenta la productividad de la empresa. Cuando hablamos de productividad, no hay que pensar solo en las grandes empresas; en la práctica, desde que el autónomo automatiza un proceso con el certificado digital ya está ahorrando costes.
3. Firmar y enviar un documento en cualquier parte
Los autónomos o freelances se caracterizan por la flexibilidad y por ser empresarios las 24 horas del día. El poder realizar una firma electrónica y enviarla desde cualquier dispositivo con que tenga Internet, incluso estando en su casa, favorece la labor diaria de cualquier pequeño empresario.
Esto mejora la capacidad de respuesta del autónomo ya que, normalmente, cuando se requiere su firma es que es algún trámite importante para la empresa, y que mejor que poderla realizarla en cualquier momento y lugar.
4. Favorece la digitalización del negocio
Paralelamente, se favorecen todos aquellos trabajos relacionados con la digitalización de la empresa y el control documental.
Si se comienza a utilizar firma electrónica, de por sí, aunque estemos ante una empresa «poco digitalizada«, en el corto plazo tendrá una evolución natural hacia la conversión digital.
5. Mejora la experiencia del cliente
Aquellas empresas que aplican la firma electrónica en los procesos vinculados a la atención del cliente, consiguen mejorar la experiencia del cliente, así como su nivel de satisfacción general con nuestra empresa.
6. Reduce costes
Mejorar procesos es sinónimo de reducir costes en la empresa. El empleo de la firma digital permite optimizar el uso de recursos, tanto humanos, ya que intervienen menos personas, como los materiales, ya que no es necesaria la inversión en «todo lo relacionado con el papel».
7. Privacidad y seguridad
La tecnología garantiza la seguridad y la privacidad, de forma que las partes intervinientes sean identificadas y no permitiendo la alteración de los documentos firmados.
8. Contribuye al medio ambiente
Permite cuidar el medio ambiente, ya que a firma electrónica permite reducir el uso de papel. Para hacernos una idea, 100 firmas en papel equivalen a aproximadamente 45 kilos de madera.
Igualmente, si usas la firma electrónica, no dudes en presumir de ello, poniendo, por ejemplo, un lema o logotipo alusivo a la contribución de tu negocio al medio ambiente y la sostenibilidad.
9. Da buena imagen
Se mejora la imagen ante cualquier tercero con el que nos relacionemos. La firma electrónica puede ser un elemento potente de marketing ya que permite dar una imagen de la empresa como moderna y eficaz, sobre todo en sectores más tradicionales.
10. Se reducen los errores
Se consiguen evitar o reducir al máximo los errores que comenten empresas más tradicionales, como la pérdida de documentos, la generación de duplicados o el descontrol de la documentación.
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