1. Se claro y conciso. En la comunicación de negocios es vital ser claro y conciso. Tanto si estas haciendo una presentación, escribiendo una carta, o desarrollando un sitio web, debes asegurarte de que tu mensaje es claro y que no gastas más de lo necesario para que llegue tu mensaje. Las personas tienen otras cosas que hacer, y si les haces perder tiempo no te prestaran atención.
2. Entiende a tu audiencia. Debes conocer tu audiencia para ser capaz de comunicarte efectivamente con ellos. Si vas a una entrevista de trabajo, seras más efectivo si entiendes más sobre la compañía con la que vas a hacer la entrevista. El mismo principio se aplica en cada aspecto de la comunicación en los negocios. Si te comunicas con un cliente potencial o con un cliente tienes que entender lo que buscan. La mejor manera de entender a tu audiencia es haciendo preguntas y escuchando atentamente.
3. Ajusta el mensaje a las necesidades de tu audiencia. Una vez que entiendes a tu audiencia, adegurate de que tu mensaje conecta con sus necesidades. No compartas información que pienses que es apasionante, comparte información que se adapte a sus necesidades. Cambia tu forma de comunicarte en ese sentido. Centrate en los beneficios en lugar de en las características concretas de tu producto o servicio y en beneficios particulados relacionados con sus necesidades.
4. Centrate en tu audiencia. Además de escribir sobre las necesidades de tu audiencia, debes escribirte con ellos como el centro de tu escrito. Usa palabras como «vosotros» o «nosotros» en lugar de «yo». Debes evitar el «yo» tanto como sea posible. La excepción a esto es al compartir información negativa. Si compartes información negativa evita el «vosotros» tanto como sea posible.
5.Centrate en lo positivo. Cuando escribas y sea posible centrate en lo positivo. Esto ayudará a crear un ambiente positivo en la comunicación. Esto quiere decir elegir un lenguaje determinado que evite palabras negativas. Por ejemplo en lugar de decir que el 80 % de tus ofertas fueron rechazadas, enfatiza que el 20% de tus ofertas se convierten en pedido. Es la misma información, pero es más efectivo centrarse en lo positivo.
6. Admite los errores. Si tu o tu empresa comete un error, es esencial que aceptes la culpabilidad del error y pidas disculpas. Debes pedir disculpas tan pronto como sea posible. Tu disculpa debe ser sincera. Debes ser cercano y tras la disculpa realizar una acción. Si hay algo que puedes hacer para mejorar la situación de tu cliente, hazlo inmediatamente. Enmendar un error es una oportunidad de impresionar dandoles un buena imagen.
7. No envíes encolerizados emails. Hay veces que es importante que hables con la persona cara a cara en lugar de por email. Cuando estas enfadado o frustrado con alguien o con alguna situación, es vital. Es fácil que palabras de enfado suelen incluso más fuertes por email. Una pequeña diferencia de opiniones puede desencadenar una guerra si se hace por email. Cuando estas enfadado o necesitas ayudar a alguien a que corrija algo, asegurate de hacerlo de forma directa – bien por teléfono o mejor persona a persona. Permite medir tus palabras con amabilidad, ver su reacción y llegar a un acuerdo sobre la próxima acción.
8. Escucha y haz preguntas. Una de las facetas de la comunicación más descuidadas es la escucha. La escucha efectiva puede ayudar a aprender más sobre tu audiencia, como compartir tu mensaje y como responder a su mensaje. Debemos siempre tener en mente el gastar más tiempo escuchando que hablando cuando sea posible. El mejor compañero de escuchar es hacer buenas preguntas. En este lugar es donde la filosofía de Covey de «intenta primero comprender y después ser comprendido» entra en juego. Debemos intentar hacer esto en todas las conversaciones.
9. Busca soluciones ganar-ganar. Otro hábito de los 7 de Covey es buscar una solución ganar-ganar. Cuando te comunicas con alguien, es esencial que busques formas en donde las dos partes ganen. Si sólo tu ganas como resultado de una transación, no conseguirás hacer negocios con esa persona por largo tiempo. Si ambos ganais, puedes desarrollar una relación comercial de larga duración, desarrolar las relaciones personales, y conseguir beneficio.
10. Usa historias. Finalmente, usa historias bien y te comunicaras más efectivamente que de cualquier otra manera. Las historias te permiten conectar con otros y proporcionar un marco para compartir ideas. Si escuchas a los grandes comunicadores comprobaras que siempre cuentan historias, sus mensajes están llenos de historias. Debes usar la misma idea en tu negocio. Las historias te ayudaran a mejorar tu habilidad de comunicarse efectivamente. Las historias ayudaran a tu interlocutor a recordarte a ti y a tu empresa. Las historias pueden estimular la emoción y hacer que conectes con tu interlocutor. Intenta responder a las preguntas con historias u otras preguntas y tu negocio se moverá hacia adelante.
(vía El Inconformista)
